Ajuda

Primeiros passos

O UM Planner é um painel de trabalho: tarefas, reuniões, rotinas e o que você compartilha com a equipe, tudo numa tela só. Ele funciona no navegador, no computador e no celular, e fica salvo no servidor — você entra de qualquer lugar e encontra tudo igual.

Criar a conta e entrar

1. Abra umplanner.com/app.html#criar (ou Criar conta na tela de entrar): nome, e-mail e uma senha de pelo menos 8 caracteres, repetida. Enquanto você digita, a tela mostra a força da senha (quatro traços: fraca, razoável, boa, forte — letras e números, 12 caracteres ou mais e maiúsculas ou símbolos deixam mais forte) e avisa se o e-mail parece incompleto ou se as duas senhas não conferem.
2. Nas próximas vezes, use Entrar com o mesmo e-mail e senha.

Se o e-mail já tiver conta, a tela diz e oferece Entrar com este e-mail, que leva para a aba de entrar com o e-mail já preenchido.

Esqueci a senha

Na tela de entrar, clique em Redefinir por e-mail, diga o seu e-mail e você recebe um link para criar uma nova senha. O link vale por pouco tempo e só serve uma vez; se não chegar, veja a caixa de spam. Depois de salvar a nova senha, é só entrar com ela.

O Redefinir por e-mail só aparece quando quem administra o UM Planner ligou o e-mail do servidor. Sem isso, a redefinição é com quem administra, que troca a sua senha para você.

Entrar com o Google

Quando quem administra o UM Planner liga o login com Google, a tela de entrar e a de criar conta ganham o botão Entrar com o Google (ou Criar conta com o Google). Você escolhe a sua conta Google, volta para o UM Planner e o painel abre — sem decorar mais uma senha.

• Primeira vez, sem conta no UM Planner: a conta é criada na hora, com o nome e a foto do Google. Ela nasce sem senha: para trocar o e-mail, sair de todos os aparelhos ou excluir a conta (que pedem a senha), crie uma em Segurança. Depois disso, você entra pelo Google ou com o e-mail e a senha.
• Já tinha conta com o mesmo e-mail: você entra nela, com tudo o que é seu. Na primeira vez pelo Google, a senha antiga deixa de valer — é uma proteção: o cadastro não confirma o e-mail, e sem isso quem tivesse criado a conta com o e-mail de outra pessoa continuaria entrando com a senha dele. O sino avisa; clique no aviso para criar uma senha nova em Segurança (ou siga só com o Google).
• Cancelou na tela do Google ou demorou mais de 15 minutos para voltar: a tela de entrar diz o que houve, e é só tentar de novo.

Lançar a primeira tarefa

Clique no + no canto de cima (ou aperte a tecla + fora de um campo). Abre a mesma tela de quando você abre uma tarefa, com o título em branco e o cursor nele. Escreva o que precisa ser feito e aperte Enter. A tarefa é criada e você já cai nela, aberta — pronta para continuar (pôr itens no checklist, escrever, anexar, agendar, compartilhar). Fechar (o × ou o Esc) volta para a tela inicial, onde ela já aparece.

Tudo o mais é opcional, já vem com um padrão e fica exatamente onde vai estar depois, quando você abrir a tarefa:

• Tipo, área, repetição e urgência — logo abaixo do título, já abertos: Checklist, Tarefa elaborada ou Reunião; a área; "não se repete" ou os dias; e a urgência. Com o modo privacidade ligado, também discreta.
• Agendar — a data, no botão da linha de baixo. Na reunião, a data fica na seção Reunião, com formato, horário, duração, convidados e o Google Agenda.
• As seções — Checklist, Anotações (na elaborada e na reunião) e Anexos, iguais às de uma tarefa aberta. No Checklist, + Adicionar um super checklist. Um item escrito no campo do checklist sem apertar Add entra junto quando você lança.

No rodapé, sempre à vista, Lançar tarefa e Descartar. Ctrl+Enter (⌘+Enter no Mac) lança de qualquer campo — no do checklist, o Enter sozinho continua acrescentando o item. A tarefa só vai para a lista quando você lança: até lá, a linha de cima diz ainda não lançada. Fechar (o ×, o Esc ou Descartar) joga fora — e pergunta antes, se você já tinha escrito alguma coisa.

No celular, a janela da tarefa rola inteira: o título fica preso em cima e o Lançar tarefa embaixo, sempre à vista. Com o teclado aberto, a janela encolhe acima dele, e o campo em que você está digitando continua visível. Tipo, área e urgência ficam compactos, com as áreas numa faixa que desliza para o lado. Vale também para abrir e editar uma tarefa que já existe.

Quem escolheu a tela clássica da tarefa (Configurações → Aparência) continua com o formulário de lançar de antes.

Ligar o que você vai usar

Vários recursos começam desligados para a tela não ficar cheia de coisa que você não usa. Ligue em Configurações → Recursos: Cofre, Assistente de IA, Quadros, Base de conhecimento, Cronograma do dia, Cronômetro e outros. O que você liga fica guardado na sua conta, em qualquer navegador.

A tela inicial

É onde você passa a maior parte do tempo, por isso ela usa a tela toda: um menu para ir a qualquer lugar, o seu dia logo no alto e, embaixo, as suas tarefas por área. Cada bloco abre e fecha clicando no título, e pode ser escondido em Configurações → Aparência → Blocos da Home.

O menu

No computador, ele fica fixo à esquerda: Início (volta para o alto da página), Calendário, os recursos que você ligou (Conhecimento, Cronograma, Quadros, Cofre), Links e Anotações. Embaixo, as suas áreas, cada uma com o número de tarefas abertas: clique numa para ver só ela; clique de novo, ou em Todas as áreas, para voltar a ver tudo. No pé do menu, Configurações e Sair. As páginas e o pé ficam sempre à vista: se as áreas não couberem na altura da tela, só a lista delas rola (a barra aparece com o mouse em cima do menu). A semana dia a dia fica no botão semana de Próximos dias.

• No tablet (ou numa janela estreita), o menu fica só com os ícones. O botão de três linhas, no alto dele, abre o menu por cima, com os nomes; tocar fora ou o Esc fecha.
• No celular, o menu vira uma barra no pé da tela: Início, Calendário, o + para lançar uma tarefa, Buscar (a pesquisa, ao alcance do polegar) e Mais, que abre o menu inteiro, com as áreas.

O topo

A saudação com a data, a pesquisa sempre à vista (clique nela ou aperte / — veja "Pesquisar", mais abaixo), o sino dos avisos, o olho do modo privacidade (quando ligado) e o botão + Nova tarefa. No celular, a pesquisa vira a lupa, ao lado do sino, e o + fica na barra de baixo.

O seu dia

• Hoje — as suas tarefas com data, em três grupos: atrasadas, de hoje e de amanhã, uma por linha. No alto, as contagens e quantas você já concluiu hoje. Marque a bolinha para concluir, clique no nome para abrir. + para hoje lança uma tarefa já com a data de hoje. As que se repetem continuam nas rotinas.
• Próximos dias — ao lado, o que está marcado de depois de amanhã em diante, mais as tarefas que compartilharam com você e têm data. Reuniões aparecem destacadas. O botão radar completo mostra tudo agrupado: atrasado, hoje e depois.

Hoje em destaque, depois mais apagado. Em toda a tela inicial, o que é para resolver hoje (e o que já atrasou) aparece com a cor cheia; o que fica para depois aparece com as cores menos saturadas, um pouco recuado: no Hoje, o grupo de amanhã; em Próximos dias (e em Próximos agendados, na tela clássica), o que é de amanhã em diante; e nas rotinas, a caixinha de um dia mais adiante (veja abaixo). Passe o mouse por cima para ver com a cor de sempre. Vale nos três temas.

Numa linha estreita (no celular, por exemplo), o selo da reunião encolhe para REUNIÃO, ou só para o horário, e o nome da tarefa fica com o espaço. Parando o mouse no selo, aparece o tipo e o horário completos.

A coluna da direita

Em telas largas, uma coluna à direita reúne o que é de consulta: o mês em miniatura (os dias com tarefa têm pontinhos da cor da área; toque num dia para ver o que tem nele, as setas trocam o mês, e Abrir o calendário mostra o ano inteiro), o cronograma do dia e os retornos que vão sair, Compartilhado comigo e Minhas tarefas em quadros. Em telas menores, esses blocos descem para o fim da página, e o cronograma e os retornos sobem para o alto.

Mais abaixo

As Últimas lançadas, as rotinas e as suas tarefas, com as áreas lado a lado em colunas quando cabem. Os blocos:

• Próximos agendados (na tela clássica; na nova, o "seu dia", acima) — o que tem data chegando, com reuniões destacadas. O botão radar completo mostra tudo agrupado: atrasado, hoje e depois.
• Últimas lançadas — as seis tarefas que você lançou por último. Começam num botão pequeno e discreto (com a contagem), para a tela não ficar cheia; clique no botão para abrir a faixa e vê-las, e de novo para fechar — a escolha fica guardada neste aparelho. Cada uma mostra a área e há quanto tempo; clique para abrir. A mais nova fica com a borda dourada nos primeiros minutos. Entram só as abertas; vale também para o que você lançou noutro aparelho. No celular, a faixa desliza para o lado. A lançada para hoje (ou já atrasada) tem a cor cheia; as sem data ou para outro dia ficam mais apagadas.
• Rotina da semana e Rotina mensal — as tarefas que se repetem, em caixinhas, cinco por linha (menos, em telas menores). Aparecem até dez; se houver mais, ver todas mostra o resto. Em cada caixinha, Realizado ou Dispensar vale só para o ciclo atual; no próximo ela volta. Clique no nome para abrir a tarefa. Primeiro vem o que já dá para fazer, em destaque: a diária, a do dia de hoje (etiqueta dourada) e a de um dia que já passou nesta semana (ou neste mês) sem ser feita (etiqueta vermelha). Depois, mais apagada, a de um dia mais adiante. A mensal marcada para o dia 31 vale no último dia dos meses mais curtos.
• Cards fixos — só para quem ainda tem cards criados antes da versão 140 (veja Cards fixos). Sem nenhum, o bloco não aparece.
• Compartilhado comigo — o que outras pessoas compartilharam com você, com o @ de quem é. Só aparece quando há alguma coisa.
• Minhas tarefas em quadros — o que você mandou para uma TV e está na tela agora, com o nome de cada quadro. O × ao lado do nome tira dali (o segundo toque confirma). Aparece também o que continua na TV depois de a tarefa ter sido apagada ou arquivada aqui. Só aparece quando há alguma coisa numa TV. Veja Quadros.
• Mais abaixo, as suas tarefas, separadas por área.

Pesquisar

A lupa, no topo (ao lado do sino), abre a pesquisa por cima de tudo — também com a tecla / ou Ctrl + K. Enquanto você digita, aparecem as tarefas que têm aquelas palavras em qualquer lugar: título, área, anotações, itens do checklist e do super checklist, e na reunião (endereço, link, convidados). Não precisa de acento nem de maiúscula, e as palavrinhas (de, com, a, para…) não atrapalham. Entram também as concluídas, as arquivadas e os cards fixos, marcados. Um trecho mostra onde a palavra está. Setas escolhem, Enter abre, Esc fecha.

Perguntar à IA: para pedidos que as palavras não resolvem — reuniões com a Tatiana este mês, o que está atrasado de marketing —, toque em Perguntar à IA (ou Ctrl + Enter no campo). A IA do seu Assistente lê o painel e mostra as tarefas que respondem, cada uma com o porquê. Ela só é chamada quando você pede, e cada pergunta conta como uma mensagem do Assistente. Precisa do Assistente de IA ligado.

A linha do cronômetro

Uma linha fina separa o topo (na clássica, a barra de ferramentas) dos blocos. Com um cronômetro rodando, ela vira uma barra azul que enche até o tempo acabar; um toque abre a tarefa. Tarefa com o tempo estourado vira um ponto vermelho piscando logo abaixo da linha — um toque abre a tarefa para concluir ou fazer o que precisar. Embaixo, os retornos por WhatsApp que ainda vão sair, cada um com adiar, reagendar e cancelar.

Na tela clássica: a barra de ferramentas

Na tela inicial nova, tudo isto está no menu. Na clássica, fica logo acima dos blocos: o filtro de Áreas (pode marcar várias ao mesmo tempo — veja Áreas), Links (seus endereços importantes), Anotações (um bloco de notas livre), Calendário (o ano inteiro na tela — veja Calendário) e os recursos que você ligou — Cronograma, Cofre, Quadros. O Assistente, quando ligado, fica na barra do pé da tela. (O antigo botão "Links por pessoa" saiu daqui: veja Um link só para várias tarefas.)

Na tela clássica: os ícones do topo

Na nova, as Configurações e o Sair estão no menu, a semana é o botão semana de Próximos dias, e a lupa virou o campo de pesquisa largo.

• Lupa — pesquisar em tudo, e perguntar à IA (veja "Pesquisar", acima).
• Sino — os seus avisos (veja Avisos).
• Olho — o modo privacidade (veja Modo privacidade).
• Ícone de calendário — a sua semana, dia a dia. O ano inteiro fica no botão Calendário da barra de ferramentas.
• Engrenagem — as Configurações.
• Porta — sair da conta.
• + — lançar uma tarefa nova.

Tarefas

Clique em qualquer tarefa para abrir. Lá dentro você muda tudo: título, checklist e anotações direto na tela; tipo, área, data, urgência e repetição pela engrenagem. As mudanças são salvas sozinhas. Nos temas Escuro e Moderno, o que fica atrás da tarefa aberta escurece e perde o foco, para a tela inicial não disputar a atenção.

Os três tipos

• Checklist — uma lista do que fazer, com anexos. Pode ganhar um super checklist (veja abaixo).
• Tarefa elaborada — com checklist e anotações, para o que tem etapas.
• Reunião — com formato (presencial ou online), endereço ou link, data e horário.

Super checklist

Para listas em que cada item precisa de explicação — pendências de uma obra, pontos de uma revisão, pedidos de um cliente. Cada item é um texto de várias linhas que você marca como resolvido. Ele não é um tipo de tarefa: mora dentro do Checklist.

Quem pode acrescentar: o administrador e quem ele liberar em Configurações → Permissões → Super checklist. Sem a liberação, os botões de acrescentar e de transformar não aparecem. Mas quem recebe uma tarefa que já tem super checklist continua vendo e marcando os itens normalmente.

• Para acrescentar: ao lançar um Checklist, clique em + Adicionar um super checklist, embaixo da lista, e a tarefa abre pronta para escrever os itens. Numa tarefa que já existe, o mesmo botão fica logo abaixo do checklist.
• Para transformar o checklist inteiro: em ⋯ Ações → Transformar em super checklist. Cada item vira um item do super checklist (em cima dos que ele já tinha, na mesma ordem), e o que já estava marcado conta como resolvido.
• Escreva no campo de cima e clique em Adicionar (ou Ctrl+Enter). O item novo entra em cima dos que já estavam, logo abaixo do campo — como no checklist comum. Enter sozinho quebra a linha. Cada item cabe até 999 caracteres (5.000 na conta do administrador), e um contador embaixo do campo mostra quanto já foi usado. Enquanto você escreve, o texto fica guardado como rascunho neste aparelho: fechou a tarefa antes de adicionar, ele volta ao campo quando você abrir de novo.
• Itens grandes ficam recolhidos: cada item mostra só as duas primeiras linhas (com um leve desvanecer indicando que há mais), para a lista não ficar comprida — ajuda muito a rolar no celular. Toque no item para abrir o texto inteiro; o aberto ganha um contorno azul, mostrando qual você está lendo. Ao sair dele, ele volta a recolher sozinho.
• Clique no texto de um item para editar ali mesmo. Ele grava enquanto você escreve — no aparelho a cada 2 segundos no máximo, mesmo sem parar de digitar, e no servidor a cada poucos segundos (o ✓ salvo do topo da tarefa confirma). Para mudar a ordem, arraste pela alça ⋮⋮ (no celular, use as setas ▲▼); o × exclui (pede um segundo clique) — os mesmos controles do checklist comum.
• O círculo marca como resolvido: o item desce para Resolvidos, com a data em que foi resolvido. Clique de novo no círculo para reabrir.
• Em cima ou embaixo: o super checklist aparece depois do checklist. Para ele vir primeiro, toque na setinha ↑ no canto do cabeçalho dele (ou em ⋯ Ações → Pôr o super checklist em primeiro); a setinha vira ↓ para devolver para baixo. Cada tarefa lembra a sua ordem, em qualquer aparelho — numa o super é o principal, noutra um complemento da lista. Numa tarefa que também tem anotações, ele sobe para cima das anotações e do checklist, que continuam lado a lado.
• Na lista de tarefas, a conta ("2/5") soma o checklist e o super checklist.
• Trocar o tipo não apaga os itens: a seção continua na tarefa enquanto houver algum. Os super checklists criados antes da v130, quando ele era um tipo, aparecem como Checklist com o super dentro.

A tela da tarefa

Ao clicar numa tarefa, ela abre em três faixas:

• Em cima, o que ela é — o título (clique para editar), e embaixo o tipo, a área, a repetição e a urgência. Cada um desses é um botão: clique para mudar ali mesmo. A bolinha de cor à esquerda é a urgência — um clique passa para o próximo nível.
• No canto de cima, quanto já foi feito e se está salvo. Com itens no checklist, um pequeno anel mostra o percentual concluído (o super checklist entra na conta), e uma faixa fina na borda de cima da janela vai se enchendo; nos 100%, os dois ficam verdes. Ao lado, depois que você mexe em alguma coisa: salvando… enquanto guarda, ✓ salvo quando o servidor já recebeu e só neste aparelho se a conexão cair — nesse caso nada se perde: o que você fez sobe sozinho quando a conexão voltar.
• No meio, o botão ⋯ Ações e, ao lado, o que diz como ela está: ✓ Concluída, cronômetro rodando, a data (ou Agendar) e, se ela estiver numa TV, Na TV · Recepção. O menu Ações é um painel em três grupos, cada item com o ícone e uma linha dizendo o que faz:
  • Nesta tarefa — o Cronômetro (abre o tempo estimado; se estiver rodando, diz quanto falta) e os Quadros (TV): uma chave por quadro, que você liga e desliga ali mesmo, sem sair da tarefa.
  • Compartilhar — com alguém, pelo @, e copiar o endereço da tarefa.
  • Mais — ver o histórico, se o super checklist vem em primeiro, transformar em super checklist e arquivar.
  No fim, largo e verde, ✓ Concluir tarefa (numa tarefa concluída, ↺ Reabrir tarefa). O menu abre colado ao botão e continua no lugar enquanto você liga e desliga os quadros. No celular, ele sobe do pé da tela.
• Embaixo, o trabalho, em seções que abrem e fecham e, mesmo fechadas, mostram o que têm dentro ("3 de 7", "2 anexos"). Cada tipo tem as suas:
  • Checklist — o Checklist e os Anexos; o Super checklist, se você acrescentou um.
  • Elaborada — Anotações e Checklist, e os Anexos.
  • Reunião — a seção Reunião, Anotações, Checklist e Anexos.
  Trocar o tipo não esconde o que já foi escrito: se um Checklist já tinha anotações de quando era outro tipo, a seção continua lá.
• No computador, Anotações e Checklist ficam lado a lado — dá para escrever olhando o que falta. Na Elaborada e na Reunião as duas já abrem assim, mesmo com o checklist vazio; se você fechar uma, a outra ocupa a linha inteira, e a escolha fica lembrada para aquele tipo de tarefa enquanto o painel estiver aberto. As anotações ficam sempre à esquerda (no celular, em cima). Com os dois abertos, a barrinha largura, logo acima, decide quem fica com dois terços: anotações maior, meio a meio (o padrão) ou checklist maior. A escolha vale para aquela tarefa.

Prefere a tela anterior? Em Configurações → Aparência → Tela da tarefa você escolhe entre Nova e Clássica quando quiser. Nada se perde na troca.

Área, data e urgência

A área organiza as tarefas na tela (por exemplo Vendas, Produção, Financeiro). A data faz a tarefa aparecer em Próximos agendados e na semana. A urgência tem três níveis — vermelho, amarelo e verde — e muda a cor da tarefa na lista.

Repetição

Clique na repetição embaixo do título (ou na engrenagem, na tela clássica) e escolha Diariamente, Semanalmente (nos dias que você marcar) ou Mensalmente (num dia do mês). A tarefa vai para a Rotina da semana ou a Rotina mensal.

Discreto

Marque Discreto em algo que não deve aparecer quando alguém estiver olhando a sua tela. Com o modo privacidade ligado, o que é discreto some da tela inicial.

Concluir, arquivar e o histórico

Concluir e arquivar não são a mesma coisa. Concluir é "fiz": pelo tique na lista ou, com a tarefa aberta, em ⋯ Ações → ✓ Concluir tarefa, no fim do menu. Ela vai para Concluídas, riscada, sai da TV, e dá para reabrir. Arquivar sem concluir (em ⋯ Ações → Mais) é para o que não foi feito mas não precisa mais ficar à vista — cancelado, adiado sem data, passado para outra pessoa. Ela some da lista e fica em Configurações → Arquivadas, que abre já mostrando a lista do que está guardado, tarefas e cards juntos, com a data em que cada um foi arquivado. Ali você clica no título para conferir o item, Restaurar para trazer de volta à tela principal, ou Excluir para apagar de vez (com confirmação). Passando de oito itens aparece uma busca. O × no fim de cada linha da tela inicial agora arquiva (não exclui de vez): o primeiro toque vira arquivar?, o segundo arquiva — a tarefa vai para Arquivadas, de onde você restaura ou exclui de vez. Assim nada some por engano: apagar de verdade é só nas Arquivadas. Cada tarefa tem um histórico com o que mudou, quando e o @ de quem mudou.

Checklists

Dentro de uma tarefa, escreva o item e clique em Add (ou aperte Enter). Clique no círculo para marcar como feito.

• Reordenar: arraste pela alça ao lado do item. No celular, use as setinhas ▲▼.
• Dar nome ao checklist: clique no nome dele, no alto da seção (CHECKLIST, no começo), escreva o novo e aperte Enter — Esc desiste. A setinha ao lado do nome é que abre e fecha a seção.
• Mais de um checklist: com o recurso ligado, + Novo checklist separa os itens em listas com nome próprio (clique no nome de cada uma para mudar).
• Imagem no item: com o recurso ligado, anexe uma foto ou print a qualquer item.
• Checklist em cima: numa tarefa elaborada ou reunião, o botão ao lado do título "Checklist" sobe a lista para cima das anotações (e desce de volta).
• Itens longos: para itens que precisam de explicação, acrescente um super checklist.

Anotações e anexos

Cada tarefa tem um campo de Anotações com formatação: negrito, itálico, sublinhado, títulos, citações, listas e links. Cole uma imagem direto no campo, ou use o botão de imagem para anexar. O limite é de 6.000 caracteres — ou 15.000 com o recurso Anotações longas ligado. O texto grava enquanto você escreve, mesmo sem pausa: no aparelho a cada 2 segundos no máximo, e no servidor a cada poucos segundos — um envio a cada 4 segundos, no máximo, para não sobrecarregar.

Colar um print: com a seção Anexos aberta, tire o print e aperte Ctrl+V (no Mac, ⌘V) em qualquer ponto da tarefa — a imagem entra nos anexos e pisca uma borda verde. Vale em qualquer tarefa ou card, e também na janela de lançar tarefa. Duas exceções, de propósito: colando dentro das anotações, a imagem vai para os anexos do mesmo jeito (sem passar duas vezes); e colando num campo de texto algo que traz texto junto — uma célula de planilha, por exemplo — entra o texto, não a imagem. Com Anexos fechada, colar não anexa nada.

As fotos anexadas ficam guardadas no servidor, separadas do texto da tarefa: por isso não pesam mais na tarefa nem na sincronização, cada uma só é baixada quando você a vê (bom para o celular), e uma tarefa com muitas fotos não esbarra mais em limite de tamanho. Em troca, anexar precisa de internet. Quem tem acesso à tarefa — você, quem você compartilhou e quem recebe por link — continua vendo as fotos.

Uma tarefa com foto abre sempre com a seção Anexos aberta. Clique numa foto para ver maior — ela aparece no tamanho em que foi guardada, sem esticar um print pequeno. Embaixo dela:

• Copiar link — o endereço da foto pelo UM Planner: quem abre entra no painel já com a tarefa e a foto ampliada. Só abre para quem tem acesso à tarefa; as fotos continuam protegidas.
• Copiar imagem — copia a própria imagem, para colar direto no WhatsApp, num e-mail ou em outro programa.

A barra de formatação fica sempre numa linha só. Quando o espaço é curto — no celular, ou com as anotações lado a lado com o checklist —, o que não cabe vai para o botão ⋯ no fim da barra: clique nele para ver o resto (desfazer, refazer, copiar o texto, aumentar o campo…). Negrito, itálico, sublinhado e tachado ficam sempre à vista.

Anotações rápidas

O botão Anotações da barra de ferramentas abre um bloco de notas livre, fora de qualquer tarefa. Aperte F5 dentro dele para carimbar a data e a hora.

Links

O botão Links guarda os endereços que você usa sempre — sistemas, planilhas, pastas.

• Para lançar: cole o endereço no campo de cima (pode ser só canva.com, sem o https) e aperte Enter ou Adicionar. O nome é opcional: em branco, ele vem do próprio site — "Canva", "Google Planilhas", "Gmail".
• Para abrir: toque em qualquer parte do cartão; o link abre numa aba nova. Cada cartão mostra o ícone do site e o domínio.
• Para achar: com muitos links, use a busca logo abaixo do campo de lançar: digite o nome, o endereço ou o nome do grupo e ela mostra os links que casam, de qualquer grupo, dizendo onde cada um está. Apague a busca (ou Esc) para voltar à lista.
• Para editar, apagar ou mudar a ordem: Organizar, no topo da janela. Cada cartão ganha as setas ← →, o lápis e o ×. Apagar pede um segundo toque. Concluir volta ao normal.

Grupos — para juntar os links do Instagram, os do banco, os de um cliente…

• Para criar: ao adicionar um link, escolha + Novo grupo… no campo do grupo e dê o nome. O campo lembra o grupo para o próximo link. Em Organizar há também + Novo grupo.
• Na janela: os links sem grupo ficam em cima (com o rótulo "Sem grupo"); embaixo, cada grupo com o nome e quantos links tem. Toque no nome para fechar ou abrir o grupo — o painel lembra neste aparelho —, ou use abrir todos / fechar todos para todos de uma vez.
• Em Organizar: cada grupo ganha ↑ ↓ (mudar a ordem), o lápis (renomear — dar o nome de outro grupo junta os dois) e o × (apagar o grupo: os links ficam, sem grupo). Para mudar um link de grupo, use o lápis do cartão.

Levar para o navegador — Exportar para os favoritos, no fim da janela, baixa um arquivo que o Chrome, o Edge, o Firefox e o Safari importam: uma pasta "UM Planner" com uma subpasta por grupo. A janela mostra o caminho em cada navegador (no Chrome: Ctrl+Shift+O → ⋮ → Importar favoritos). Importar de novo cria outra pasta — apague a antiga antes.

Trazer do navegador — primeiro exporte os favoritos do navegador (no Chrome: Ctrl+Shift+O → ⋮ → Exportar favoritos). Depois, Importar dos favoritos e escolha o arquivo: a janela lista as pastas, com quantos links cada uma tem e em que grupo vão cair. Marque o que quer trazer — cada pasta vira um grupo com o nome dela, e o que já está no painel não entra de novo. Endereços que não são sites (como os javascript:) ficam de fora. O painel guarda até 500 links.

Reuniões

Escolha o tipo Reunião na tarefa. Aí aparecem:

• Presencial ou Online — presencial pede o endereço; online pede o link da reunião, que vira o botão Abrir reunião. (Só endereços que começam com http:// ou https:// viram botão.)
• Convidados (e-mail) — os e-mails de quem vai participar, separados por vírgula. Com o Google Agenda ligado, eles recebem o convite.
• Data, horário e duração — a reunião aparece destacada em Próximos agendados e na semana. A duração (1 hora, se você não mudar) diz quando o evento termina no Google Agenda.

Os convidados, a data, o horário e a duração ficam numa linha só. No celular, os convidados ficam numa linha e os outros três lado a lado, embaixo.

Google Agenda e Google Meet

Conecte a sua conta Google uma vez, em Configurações → Agenda e datas → Google Agenda → Conectar o Google Agenda. Abre uma janela do Google para você autorizar; ao terminar, a tela diz Conectado como e o seu e-mail. (Se o administrador ainda não ligou a integração, a seção avisa.)

Depois, na reunião, com data e horário preenchidos, clique em Criar no Google Agenda com Meet:

• o evento entra na sua agenda do Google, com o link do Google Meet, e o link aparece na reunião, no botão Entrar no Google Meet;
• quem estiver em Convidados recebe o convite do Google, com o link;
• numa reunião presencial, o botão é Criar no Google Agenda: o evento leva o endereço, sem Meet.

Depois de criado, o evento acompanha a reunião: mudou o título, a data, o horário, a duração ou os convidados, o Google Agenda muda junto em segundos, e os convidados recebem a atualização. Tirar do Google Agenda (o segundo toque confirma) apaga o evento, e os convidados recebem o cancelamento. Ao excluir a reunião, o painel pergunta se apaga do Google também. Tirar a data da reunião não mexe no Google.

Agendamento por link

Um link seu, como umplanner.com/agendar/seu-nome, para mandar a quem quer marcar uma conversa com você. A pessoa abre, vê os dias e horários livres, escolhe um, deixa nome, e-mail e WhatsApp — e a reunião entra direto na sua agenda, sem você precisar aprovar.

Ligar

Em Configurações → Agenda e datas → Agendamento por link:

• Receber agendamentos pelo link — liga e desliga. Desligado, o link diz que a agenda não está recebendo agendamentos.
• Endereço — o fim do link. Começa com o seu @; troque se quiser. Se outra pessoa já usa, a tela avisa.
• Título e apresentação — o que a pessoa vê no alto da página.
• Duração e formato — quanto dura a reunião e se é online ou presencial (com o endereço).
• Horários da semana — em que dias e horários você aceita reuniões. Cada dia pode ter mais de um horário (manhã e tarde, por exemplo).
• Regras — um intervalo entre uma reunião e outra, a antecedência mínima (para ninguém marcar para daqui a 10 minutos) e até quantos dias à frente o link mostra.

Salve, e o link aparece no alto da seção, com copiar e abrir.

Os horários livres

São os seus horários da semana menos as reuniões que você já tem no UM Planner com dia e hora. Para bloquear um horário (uma consulta, uma viagem), crie uma reunião nele. Reuniões concluídas e arquivadas não bloqueiam. O que está só no Google Agenda não é lido.

Quando alguém agenda

• A reunião aparece na sua lista, com o nome da pessoa no título, o e-mail em Convidados e o nome e o WhatsApp no Retorno por WhatsApp.
• Com o Google Agenda conectado (e a opção marcada na seção), a reunião entra também no Google, e a pessoa recebe o convite por e-mail — com o link do Google Meet, se for online.
• Duas pessoas não conseguem pegar o mesmo horário: a segunda é avisada e escolhe outro.

Cancelar: apague ou arquive a reunião, e o horário volta a ficar livre. Com o Google, apagar a reunião pergunta se apaga o evento também (o Google avisa a pessoa).

Retorno por WhatsApp admin

Só para o administrador do painel: as outras contas não veem esta seção. Depois de uma reunião, mande o retorno por WhatsApp — para o cliente, para você mesmo como lembrete, ou para os dois —, na hora ou numa data que você escolhe.

1. Abra a reunião e desça até Retorno por WhatsApp, no fim da tarefa — ele já vem aberto. Só a tarefa do tipo Reunião tem o Retorno.
2. Em Para, escolha Mim, Cliente ou Os dois.
3. Se vai para o cliente, preencha o nome e o WhatsApp dele, com DDD. Na reunião que veio do CRM de 1-a-1, os dois já chegam preenchidos. Na frente do número, Abrir abre a conversa com o cliente direto no WhatsApp: o app no celular e o WhatsApp Web no computador. O botão só aparece com o número completo.
4. Escreva a mensagem — ou clique em ✦ Resumir as anotações com IA e a mensagem vem pronta, a partir do que você anotou: o que foi tratado, o que ficou combinado e os próximos passos. Revise antes de mandar.
5. Para mandar já: Enviar agora, e de novo em Confirmar — enviar agora. A mensagem sai em até 1 minuto.
6. Para mandar depois: clique na data para abrir o calendário, escolha o dia e a hora (o padrão é o dia seguinte à reunião, às 9h) e clique em Agendar retorno.

Ao lado do título aparece a situação: saindo agora, agendado, enviado ou não foi enviado (com o motivo). Depois do Enviar agora, a tela se atualiza sozinha até dizer enviado. Até a hora do envio dá para mudar o texto e clicar em Atualizar agendamento, ou em Cancelar.

Na tela inicial

Tudo o que você agendou e ainda não saiu aparece logo abaixo da barra de ferramentas da tela inicial: Retorno agendado, a reunião, para quem e quando ("amanhã às 10:00"). Sem abrir a reunião:

• adiar — +15 min, +1 hora ou amanhã no mesmo horário;
• reagendar — escolha outro dia e horário e Salvar;
• cancelar — o segundo toque confirma, e nada é enviado (a mensagem continua na reunião, para agendar de novo).

O que mudar ali vale também dentro da reunião. Quando está na hora, a linha diz Retorno saindo agora; depois de enviado, some. Se o envio falhar, fica Retorno não enviado, em vermelho, por uma semana — adiar tenta de novo, e o motivo está na reunião. Clique no nome da reunião para abrir.

Cards fixos

Um card fixo é um cartão que fica sempre na tela inicial — bom para o que você usa todo dia, como uma lista de conferência de abertura da loja. Ele tem checklist, anotações e pode ter uma data que se renova.

Desde a versão 140 não se cria card novo: a opção de fixar uma tarefa na home como card saiu. Os cards que você já tem continuam no bloco Cards fixos, iguais — abrem, se editam, vão para quadro e se arquivam como antes.

Desde a versão 149 o bloco só aparece para quem ainda tem card. Arquivado ou apagado o último, o bloco sai da tela inicial, e somem também as chaves de Cards Fixos em Recursos e em Aparência.

Áreas

As áreas separam as tarefas por assunto. Gerencie em Configurações → Áreas:

• Criar — escreva o nome e clique em Add.
• Reordenar — arraste; a ordem aqui é a ordem na tela.
• Padrão — a estrela marca a área que já vem escolhida ao lançar tarefa.
• Na Home — a casinha liga e desliga as tarefas da área na tela inicial. Fora da Home, a área continua existindo: aparece para escolher ao lançar e editar tarefas, e no filtro de Áreas (com a marca "fora da Home") — marcá-la ali mostra as tarefas dela. A busca também acha essas tarefas.
• Desativar — o botão de liga/desliga tira a área de tudo: da Home, das tarefas e do filtro. As tarefas dela ficam guardadas. Para trazer de volta, Ver áreas desativadas → Reativar (ou o mesmo botão na lista).
• Discreta — some junto no modo privacidade.
• Excluir — só é possível quando a área não tem tarefas.

O lápis abre as mesmas escolhas por escrito: o nome, Área ativa, Exibir esta área na Home e Discreta. As áreas que apareciam como "arquivadas" antes da v133 passaram a "fora da Home": continuam fora da tela inicial, mas voltam a aparecer nas tarefas e no filtro. Se alguma era para sumir de vez, é só desativar.

O filtro de Áreas

No botão Áreas, na barra de ferramentas, marque uma área (ou várias). A tela passa a mostrar só as tarefas daquela área, em caixas lado a lado — os blocos da tela inicial saem da frente até você limpar o filtro.

• Primeiro as que têm data, das atrasadas para as mais distantes; depois as sem data, das urgentes para as leves. Entram também as que se repetem e as que compartilharam com você.
• O círculo no canto de cada caixa conclui a tarefa sem abrir. As concluídas ficam atrás do botão ver concluídas.
• A busca continua valendo, dentro da área.
• Enquanto o filtro está ligado, uma faixa dourada no topo avisa. ver tudo (ou Limpar filtro, no próprio botão) traz a tela inicial de volta. O filtro fica guardado neste navegador até você limpar.

Semana, radar e datas importantes

O botão semana, em Próximos dias (na tela clássica, o ícone de calendário do topo), mostra a semana dia a dia: rotinas, tarefas com data e cards agendados. O radar completo, em Próximos agendados, agrupa o que está atrasado, o que é para hoje e o que vem depois.

Datas importantes (aniversários, datas da empresa, feriados, recesso, sábados trabalhados, ajustes de escala) ficam em Configurações → Datas, e no dia o painel avisa no topo da tela principal. A lista abre já mostrando tudo o que está cadastrado, na ordem de quem chega primeiro, com o "em quantos dias" ao lado; cada data tem a bolinha da cor do tipo. O × apaga, e pede confirmação antes.

• Para cadastrar, preencha o dia ali embaixo — o segundo campo é só para períodos (de tal a tal dia); deixe vazio para um dia só.
• Vale — todo ano repete a data (um aniversário, o Natal); só em 2026 vale só naquele ano (um sábado trabalhado, um ajuste de escala). A de um ano só, depois que passa, fica apagada no fim da lista, com "passou".
• Tipo (a cor) — sábado trabalhado, feriado, folga / ponte, ajuste de escala… O dia fica com a cor do tipo no Calendário e no calendário impresso. Com um tipo escolhido, o título pode ficar vazio: vale o nome do tipo.
• Observação — um horário diferente ("das 8h às 12h"), um aviso. Aparece ao parar o mouse no dia e sai no rodapé do calendário impresso, ao lado da data.
• Tipos — a legenda do calendário — no fim da página: troque a cor de cada tipo (tocando numa das bolinhas), o nome, apague (as datas dele ficam, sem tipo) ou crie um novo em + Novo tipo.

Calendário

O botão Calendário, na barra de ferramentas, abre o ano inteiro em tela cheia: os 12 meses de uma vez, com os números no maior tamanho que cabe na sua tela. Os dias que têm alguma coisa ganham marquinhas nas cores das tarefas (vermelho para urgente, amarelo para normal, verde para leve, roxo para reunião), hoje fica destacado e as suas Datas importantes aparecem sublinhadas — as que têm um tipo, com o fundo na cor dele (um sábado trabalhado em azul, um feriado em vermelho). No celular, os meses vêm dois por linha e a tela rola.

• O mês — toque no nome de um mês (ou em Mês) para vê-lo na tela inteira, com números enormes e até três tarefas escritas em cada dia; quando há mais, aparece +2. Reunião vem com o horário. No celular, os nomes viram tracinhos coloridos.
• O dia — toque num dia, no ano ou no mês, para ver tudo o que cai nele, na ordem do dia: primeiro o que tem horário, depois pela urgência, e o que já foi feito por último. Tocar num item abre a tarefa. + Tarefa neste dia abre uma tarefa nova já com aquela data.
• Andar pelo tempo — as setas ‹ › (ou as teclas ← →) passam de mês em mês, ou de ano em ano; Hoje volta para agora. O ×, o Esc ou o voltar do celular fecham.

Entram as tarefas com data, as reuniões e os cards agendados. As rotinas ficam de fora — senão todo dia teria as mesmas. O calendário respeita o modo privacidade e o filtro de Áreas, como o resto da tela.

Camadas: feriados, luas e as suas datas

No topo do calendário há três botões que você liga e desliga num clique — valem no ano e no mês, e a sua escolha fica guardada neste aparelho:

• ⚑ Feriados — os feriados nacionais do ano, com o dia em vermelho e o nome. Inclui os que mudam de data todo ano (Sexta-feira Santa, Carnaval e Corpus Christi, calculados a partir da Páscoa) e a Consciência Negra, feriado nacional desde 2024. No mês, com os Feriados ligados, uma faixa abaixo da grade mostra um quadradinho por feriado daquele mês, com o dia. Começa desligado.
• ☾ Luas — as fases principais da lua (nova, quarto crescente, cheia e quarto minguante) nos dias em que acontecem, com um desenho grande de cada uma. Ao passar o mouse na lua, uma explicação da fase. Começa desligado.
• ★ Minhas datas — as suas Datas importantes cadastradas. Já vêm ligadas; agora também dá para escondê-las.

Tudo é calculado no próprio aparelho, sem depender de internet. As luas e os feriados aparecem também ao tocar no dia, junto com o que mais cai nele.

Calendário para imprimir

O botão Imprimir, no topo do calendário, monta o calendário do ano numa folha A3, deitada ou em pé: o ano grande em cima, com o seu logotipo; os 12 meses, com os dias das suas Datas nas cores dos tipos; e, no rodapé, a legenda — cada tipo com a cor, os dias dele e a observação de cada um ("Sábado trabalhado: 07/03 (8h às 12h), 04/04…"). As datas sem tipo saem em "Outras datas". Tarefas não entram. Sem nenhuma data no ano, o rodapé sai pautado, para escrever à mão.

• Folha — Horizontal (A3 deitado, os meses em 6 colunas e 2 linhas) ou Vertical (A3 em pé, os meses em 3 colunas e 4 linhas). Vale para imprimir e para o PDF, e fica guardado na sua conta.
• Elementos gráficos — Enviar logotipo (PNG, JPG ou WebP; o PNG com fundo transparente fica melhor). Fica guardado na sua conta; dá para trocar ou tirar. Embaixo do ano cabe um texto, como "Expanssiva — escala de trabalho".
• Marcar dias — escolha um tipo e toque nos dias da folha: marca, ou desmarca, só naquele ano. Tocar num dia já marcado com outro tipo troca a cor. Vira uma Data de verdade, que aparece em Configurações → Datas.
• A observação de um dia — com "Marcar dias" em nenhum, toque no dia: ao lado aparece a data, com o campo da observação (o horário daquele sábado), Salvar e Tirar este dia.
• Legenda — desligue "Listar as datas de cada tipo" para sair só a cor e o nome.
• Outro ano — as setas ‹ › trocam o ano da folha. Voltar ao calendário, o × ou o Esc voltam.
• Imprimir ou salvar em PDF — Imprimir / salvar PDF abre a janela de impressão só com a folha. A página já vai no tamanho e na posição escolhidos; se a janela perguntar, escolha papel A3 e paisagem (Horizontal) ou retrato (Vertical). Para o PDF, "Salvar como PDF". Se as cores não saírem, ligue "Gráficos de fundo" (em "Mais configurações").

Cronômetro de tarefa

Com o recurso Cronômetro ligado, cada tarefa ganha um tempo estimado: abra a tarefa, ⋯ Ações → Cronômetro. Use os atalhos (20, 25, 30, 45 minutos ou 1 hora), aperte iniciar, e uma barra mostra quanto falta. Enquanto ele roda, a tarefa mostra cronômetro rodando ao lado das ações — um toque leva até ele. No fim, dá para marcar a tarefa como concluída ali mesmo.

Na tela inicial: o cronômetro que está rodando enche a barra logo abaixo das ferramentas, em azul, e cada tarefa da lista ganha uma faixinha no alto. Quando o tempo acaba, nada fica vermelho: a barra volta à linha fina de sempre (ou passa para outro cronômetro que ainda esteja rodando) e a tarefa vira um ponto vermelho piscando logo abaixo da linha — e outro no canto da tarefa, na lista. Um toque no ponto abre a tarefa: conclua, dispense o cronômetro ou comece de novo. Tarefa concluída não mostra ponto.

Cronograma do dia

Monte os horários do dia em blocos — "8h às 9h: e-mails", "9h às 10h: reunião" — e acompanhe uma barra enchendo conforme o tempo passa. Ligue em Configurações → Recursos → Cronograma do dia e abra pelo botão Cronograma.

Na primeira vez, dê um nome ao cronograma e escolha uma cor. Depois, no computador, a janela tem duas colunas: à esquerda a lista dos seus cronogramas (e dos que você acompanha), cada um com a sua cor e quantos blocos tem; à direita, o cronograma aberto. No celular, a lista vira abas no alto.

• No alto, o essencial — o nome (clique para mudar), a chave Na tela principal, Ver ao vivo e o ⋯. Clicar na bolinha de cor mostra as cores para trocar; a cor acompanha o cronograma no cartão da tela inicial, na tela de foco e nos blocos.
• Na tela principal — a chave liga e desliga o cronograma no topo do painel. Desligado, ele fica guardado, pronto para voltar quando quiser. Até 3 ligados ao mesmo tempo.
• Novo bloco, em cima — escreva o que vai fazer, escolha uma duração pronta (20, 25, 30, 45 minutos, 1 hora ou 1h30) e aperte Enter ou Adicionar. O bloco começa logo depois do anterior, e o cursor volta para o próximo. Para horário exato ou para ligar o bloco a uma tarefa, use ajustar o horário ou ligar a uma tarefa.
• O dia — os blocos aparecem numa linha do tempo, com a hora de começo à esquerda e a altura conforme a duração. Os intervalos livres aparecem entre eles ("livre · 30 min"; um intervalo longo vira uma faixa curta, "livre · 3h15 · até 13:00"). O bloco de agora fica destacado, com quanto falta e a barra enchendo; os que já passaram, marcados como feitos; e uma linha vermelha mostra a hora atual quando ela cai num intervalo.
• Mexer num bloco — clique nele: abrem ali mesmo os horários, o nome e a tarefa ligada, com Excluir bloco (dois cliques) e Pronto.
• Ver ao vivo — a tela de foco: a atividade e a contagem regressiva em letra grande, com botão de tela cheia. Bom para deixar aberto num monitor. Também abre clicando no cartão da tela inicial.
• No ⋯ — Mudar a cor, Quem acompanha (escolha pelo @ quem pode ver o seu cronograma rodando; só você edita, para quem acompanha os blocos aparecem só para ver), Exibir num quadro e Excluir este cronograma (dois cliques).

Quantos cronogramas

Na conta gratuita você tem um cronograma, e pode editar e alterar ele quando quiser: nome, cor, blocos, ligar e desligar da tela principal. Para ter mais cronogramas, aguarde as funções pagas — mas com um cronograma você já faz coisas incríveis. Quem tinha mais de um antes desta mudança continua com todos.

Quadros (TV e monitor)

Um quadro é uma tela para a equipe acompanhar — uma TV na parede, um monitor na produção, na recepção. Ele tem um link próprio, que abre sem login e se atualiza sozinho.

Abra pelo botão Quadros (ligue o recurso antes, em Recursos). Cada quadro aparece numa aba, com o ícone de TV e quantos cards estão na tela dele. No quadro aberto:

• A TV em miniatura — mostra o que está na tela agora: os cards pendentes nas faixas de urgência (uma linha de cada), o cronograma no topo, se houver um publicado, e a mensagem passando e a imagem de fundo, se houver.
• Cronômetro na TV — tarefa com o cronômetro ligado ganha uma linha no topo do cartão, que se enche até o fim do tempo previsto. Se o tempo passar e a tarefa não for concluída, a linha fica vermelha e o cartão ganha um contorno vermelho com uma luz girando em volta, para ser visto de longe. Concluída, a tarefa sai da TV como sempre.
• Pôr na TV — o botão azul do quadro. Ele mostra os jeitos de levar o quadro para uma TV, do mais fácil para o menos, e dá para fazer tudo pelo celular. Quem é dono do quadro ou pode lançar nele pode pôr na TV.
  • Transmitir para a TV — com Chromecast ou TV com Google Cast no mesmo Wi-Fi, o botão aparece em cima: toque, escolha a TV na lista e o quadro aparece nela. O quadro roda na própria TV, então pode fechar o celular; Parar tira da TV. Com a TV já conectada, o painel mostra qual quadro está nela, e Mostrar … nela troca de quadro. Funciona no Chrome do Android e do computador. No iPhone e no iPad o navegador não transmite para o Chromecast (só apps como o YouTube), e o painel explica isso no lugar do botão.
  • Smart TV com navegador (Samsung, LG e outras) — na TV, abra umplanner.com/tv: aparece um QR e um código, como K7P-4QX. Aponte a câmera do celular para o QR: o UM Planner abre no celular e só pergunta qual quadro — um toque e a TV abre sozinha em poucos segundos. O celular espera a TV pegar o quadro e só então diz Pronto. Se o celular não estiver logado, ele pede para entrar e depois pergunta. Sem câmera, digite o código no painel e toque em Pôr na TV. O código vale 15 minutos e uma vez só (a TV troca por outro sozinha). Da próxima vez que a TV abrir umplanner.com/tv, ela oferece Abrir o último quadro num toque.
  • Computador ligado na TV (fica recolhido) — Abrir a tela abre o quadro neste computador, para deixar em tela cheia (F11); Copiar link copia o link do quadro. No Chrome do computador, sem Google Cast, aparece também Transmitir pelo Chrome: o computador precisa ficar ligado, com o painel aberto, enquanto a TV mostra.
  O quadro abre direto nas tarefas. O som que avisa quando chega card novo depende de um toque na TV (o navegador exige): enquanto ele estiver desligado, aparece no canto som desligado — toque para ligar, e qualquer toque, clique ou tecla do controle remoto liga. Em navegador que já libera o som, nem aparece.

  Se não der certo:

  • A minha TV não aparece na lista do Transmitir. Ela precisa ter Chromecast ou Google Cast, e o celular precisa estar no mesmo Wi-Fi que ela (a rede de visitantes não serve). Use o Chrome, no Android ou no computador. Se a TV é Samsung, LG ou outra sem Google Cast, ela não aparece mesmo: use o navegador dela e o QR.
  • O painel diz "A TV ainda não pegou". A TV precisa estar com a página do código aberta e a tela acesa. Se a tela só apagou, acenda: ela pega sozinha. Se a página foi fechada, abra umplanner.com/tv de novo e aponte a câmera para o QR novo.
  • A TV desligou e o quadro sumiu. No Chromecast, toque de novo em Transmitir para a TV. Na smart TV, abra umplanner.com/tv e aperte OK em Abrir o último quadro.
  • A TV desliga sozinha depois de algumas horas. Muitas TVs se desligam quando ninguém mexe no controle. Nas configurações da TV, desative o desligamento automático (costuma estar em Economia de energia ou Eco).
  • A TV mostra "Este quadro não existe mais". O quadro foi excluído. Ponha outro pelo Pôr na TV.
• Mensagem e fundo — um recado que passa na TV num letreiro de ponta a ponta e uma imagem para o fundo. Escreva a mensagem (cada linha vira um recado, separado por um ponto), escolha No topo ou Na base e a velocidade: Devagar, Normal ou Rápido. Em Imagem de fundo, escolha uma foto em JPG, PNG ou WebP; foto grande é reduzida antes de enviar, e os cards ficam por cima, legíveis. A TV em miniatura mostra como vai ficar enquanto você mexe (o selo vira prévia — falta salvar), e a TV de verdade só muda quando você clica em Salvar na TV — em até 15 segundos, sem recarregar. Para tirar a mensagem, deixe o campo em branco e salve; para tirar a imagem, Tirar imagem e salve. Só o dono do quadro muda.
• Quem pode lançar — escolha pelo @ quem mais pode mandar cards para esta tela. Cada pessoa cuida dos cards que lançou; você, que é o dono, cuida de todos.
• Na tela agora — card por card, quem lançou e o botão tirar da TV (pede confirmação). Concluídos saem da TV sozinhos.
• Nome — clique no nome do quadro para mudar.

Como as tarefas aparecem na TV: pela urgência, cada uma na sua faixa. As urgentes vêm primeiro, grandes e em vermelho, duas por linha; as normais em amarelo, quatro por linha; as leves pequenas, em verde, oito por linha. Dentro de cada faixa, o prazo mais perto vem antes. Com tarefas demais, tudo diminui por igual até caber; se ainda assim não couber, saem primeiro as leves (as urgentes ficam sempre) e o canto mostra quantas ficaram de fora, como +12 tarefas. Num monitor em pé, as faixas usam metade das colunas.

Para mandar uma tarefa ou um card fixo para um quadro, abra a tarefa, ⋯ Ações e ligue a chave do quadro em Quadros (TV) — ali mesmo, sem sair da tarefa; desligar tira da TV. Na tela clássica, é o ícone de TV no alto da janela.

Como saber o que está na TV: a tarefa que está num quadro mostra, ao lado de ⋯ Ações, o selo verde Na TV · Recepção (ou Em 2 quadros; no celular, só Na TV), e no menu a parte Quadros (TV) fica acesa, com a chave do quadro ligada. Tocar no selo abre o menu já nos quadros. Na tela inicial, o bloco Minhas tarefas em quadros junta tudo o que você tem numa TV.

Comentários

No pé de toda tarefa — e de todo card — fica a seção Comentários: a conversa sobre aquela tarefa. Escrevem ali você, quem recebeu a tarefa pelo @ e quem está de fora, pelo link. Cada comentário mostra quem escreveu e quando.

• Para comentar: escreva no campo e toque em Comentar (ou Ctrl+Enter; ⌘+Enter no Mac). Cabem até 639 caracteres por comentário — o contador aparece quando você chega perto do fim. Texto mais longo vai nas Anotações.
• Para chamar alguém: digite @ e escolha na lista (as setas e o Enter também escolhem). A lista mostra só quem está na tarefa: o dono e quem a recebeu pelo @. A pessoa citada recebe um aviso no sino — "@alexandre citou você em …" — e, ao abrir a tarefa, o aviso do topo diz citou você. Para chamar outra pessoa, compartilhe a tarefa com ela antes.
• Equipe + link, ou só a equipe: quando a tarefa tem um link aberto para alguém de fora, aparece embaixo do campo vai para, com duas opções. Equipe + link de Fábio (já vem marcada) faz o comentário aparecer também para quem tem o link. Só a equipe, com o cadeado, deixa o comentário só entre quem tem conta. Cada comentário mostra onde está: no link, só a equipe ou pelo link (quando veio de quem está de fora). Um comentário feito antes de a tarefa ter link fica só na equipe. Com dois links na mesma tarefa — para o Fábio e para a Paula, por exemplo —, cada um vê só o que foi para o link dele e o que ele mesmo escreveu: um não lê a conversa do outro. Parando o mouse no selo no link, aparece para qual link foi.
• Comentário novo: ao abrir uma tarefa em que alguém comentou desde a última vez que você a viu, aparece no topo o aviso "2 comentários novos — Fábio (pelo link) e @bia". ver leva até a conversa, onde os novos ficam marcados. Abrir a tarefa já conta como visto, em qualquer aparelho. Com a tarefa aberta, o que chega aparece sozinho em até 20 segundos, sem apagar o que você está escrevendo.
• O sinal no card: quando alguém escreve pelo link (quem não tem conta — o cliente da reunião, o fornecedor), a tarefa ganha nas listas um balãozinho dourado com o número de mensagens que você ainda não viu — em Próximos agendados, na lista da área, na Rotina, nos cards fixos e em Compartilhado comigo (nas Últimas lançadas, só o balão). Parando o mouse em cima: "2 mensagens novas pelo link, de Rita". Com o painel aberto, a mensagem nova aparece em até um minuto; abrir a tarefa apaga o sinal, em qualquer aparelho. Comentário da equipe não acende o sinal — ele aparece no aviso de dentro da tarefa.
• Para apagar: o × no canto do comentário, com um segundo toque para confirmar. Cada pessoa apaga o que escreveu; o dono da tarefa apaga qualquer comentário, inclusive o de quem está de fora.
• Quem só pode ver a tarefa também comenta — o resto da tarefa continua travado para ela.

Do lado de quem recebeu o link

A página do link tem o bloco Comentários. A pessoa vê o que vocês mandaram para o link, com o selo equipe. O nome dela — escrito uma vez, no alto da página — já vem preenchido com o nome que você deu ao link. O comentário dela chega na hora, sem o botão Enviar do checklist, e a resposta de vocês aparece para ela sem recarregar a página. No link Só ler, ela vê a conversa, mas não escreve. No link de pessoa (várias tarefas num link só), cada tarefa tem a sua conversa.

Compartilhar

Quem tem conta no UM Planner é encontrado pelo @ — não precisa de link. O link é só para quem não tem login.

Com quem tem conta: pelo @

1. Abra a tarefa, ⋯ Ações → Com alguém.
2. Em Pessoas com conta, digite o @ ou o nome da pessoa e escolha na lista. Ela entra embaixo, marcada como novo, com Pode ver.
3. Em cada pessoa, escolha Pode ver ou Pode editar. O × tira o acesso: a linha fica riscada, com sai ao salvar e desfazer, caso tenha sido engano.
4. Clique em Salvar acessos — você volta para a tarefa. Enquanto nada mudou, o botão fica apagado; o rodapé conta quantas mudanças ainda não foram salvas.

Voltar para a tarefa: no alto da tela, ← Voltar para a tarefa leva de volta à tarefa aberta, sem fechar nada. O × do canto e o Esc fazem o mesmo. Se houver mudança não salva, o painel pergunta antes de sair. A primeira linha da lista é você, o dono — só o dono decide quem tem acesso.

Com quem está compartilhada: a tarefa mostra, ao lado de ⋯ Ações, as fotos e os @ de quem tem acesso — Com @bia e @diego; com mais gente, os dois primeiros e e mais 2 (quem pode editar vem primeiro). Parando o mouse em cima, aparece a lista inteira, com quem edita e quem só vê; um clique abre os acessos para mudar. No menu Ações, o item Com alguém fica aceso e diz com quem. No celular, ficam as fotos e o começo dos @.

A tarefa aparece no bloco Compartilhado comigo da pessoa, com o seu @. O mesmo jeito de escolher gente — digitando o @ — vale para quadros e cronogramas.

Trabalhando os dois na mesma tarefa

• O que um escreve, o outro vê em até um minuto, com o painel aberto. Ao abrir a tarefa, ela já vem com a versão mais nova.
• Se os dois mexem ao mesmo tempo, nada se perde. O painel junta as mudanças: um marca um item do checklist enquanto o outro escreve nas anotações, e fica tudo. Itens novos dos dois lados entram. Se os dois escreverem nas anotações no mesmo momento, os dois textos ficam.
• Quem está escrevendo agora: com a tarefa aberta, quando outra pessoa estiver escrevendo nas anotações, a foto e o @ dela aparecem acima do campo, com está editando as anotações agora. O aviso some alguns segundos depois que ela para ou fecha a tarefa, e o texto dela aparece para você sem precisar fechar a janela.
• Com "pode ver", a tarefa abre com o aviso Só para ver e os campos travados: o que fosse escrito ali não chegaria ao dono. Para escrever, peça a ele para mudar para "pode editar". Comentar continua liberado.

Vale o mesmo para você em dois aparelhos: o que fez no celular não é apagado pelo computador que estava aberto com a versão antiga.

Com quem não tem conta: link

Na mesma tela, a parte Link para quem não tem conta mostra os links já abertos desta tarefa (para quem, o que mostra e até quando). Gerar um link → abre a tela do link; nela, ← Voltar para Compartilhar volta uma tela, e o × ou o Esc vão direto para a tarefa. Você escolhe:

• o que mostrar — Card completo ou Só o checklist;
• o que a pessoa pode fazer — Marcar e contribuir ou Só ler;
• a validade — sem prazo, 7 dias ou 30 dias.

O que a pessoa marca e acrescenta no checklist pelo link volta para a sua tarefa sozinho — ao abrir a tarefa, ou em até dois minutos com ela fechada —, e o que você muda aparece para ela. O que ela escreve vira um comentário na tarefa, e vocês conversam por ali. O selo de "link ativo" na tarefa mostra que existe um link aberto.

O que a pessoa vê no link

A página do link tem o jeito das suas tarefas: no alto, o título, a data, a área e o progresso (quantos itens já foram feitos); embaixo, a reunião (com o botão Entrar na reunião), as anotações e as imagens ao lado do checklist e do super checklist, e os comentários. No celular, uma seção embaixo da outra. Logo no começo, a página explica o que ela pode fazer ali, e ela escreve o nome uma vez só — ele aparece para você ao lado do que ela marcar e comentar.

• Marcar e acrescentar: ela marca os itens do checklist, acrescenta até 20 itens (de até 300 caracteres) e marca os itens do super checklist como resolvidos — sem mudar o texto de ninguém. Checklist em grupos aparece com o nome de cada grupo.
• O Enviar: o que ela marca fica com o aviso não enviado, e uma barra no pé da tela conta quantas coisas faltam e pede Enviar (o alto da página também mostra). Se ela fechar a página antes, nada se perde: fica guardado no aparelho dela e volta na próxima vez, com o aviso. Os comentários não esperam o Enviar: vão na hora.
• Tarefa concluída: o link continua abrindo, com Concluída em dd/mm — este link agora é só para ler.
• Tarefa arquivada ou excluída: o link fecha por completo — a pessoa vê só Esta tarefa não está mais disponível, sem nada do conteúdo. Se a tarefa sair do arquivo, o link volta a abrir. No link de pessoa, a tarefa arquivada some de dentro dele e as outras continuam.

Da reunião, o link mostra só o formato, a data, o horário, o endereço e o link da chamada — os e-mails dos convidados ficam de fora.

Um link só para várias tarefas (link de pessoa)

Para mandar várias tarefas ao mesmo contato — um fornecedor, um cliente — num endereço só: na tela do link (Gerar um link →), a parte Um link só para várias tarefas.

• Primeira vez: escreva para quem é ("João — fornecedor") e clique em Criar e juntar esta tarefa. O link aparece pronto, já copiado.
• Nas próximas tarefas: escolha o link dele na lista (a lista diz se a tarefa já está nele) e clique em Juntar esta tarefa. O endereço é o mesmo: a pessoa abre e vê todas.

Links que você enviou

Todos os links abertos ficam em Configurações → Seu painel → Links que você enviou, em dois blocos:

• Links de uma tarefa — o título, para quem, o que mostra, o que a pessoa pode e o prazo. Abrir a tarefa, Copiar e Apagar.
• Links de pessoa — para quem e quantas tarefas. Ver as tarefas mostra quais (com abrir e tirar deste link), Trazer tudo traz para as tarefas o que a pessoa marcou e escreveu, e ainda Copiar e Apagar.

Apagar pede um segundo clique (Apagar mesmo?). Apagado, o link para de abrir na hora; a tarefa fica como está, com o que a pessoa já tinha feito. O cartão da seção diz quantos links estão abertos.

Base de conhecimento

Um lugar para guardar o que você sabe e precisa consultar depois: um procedimento, uma explicação, a resposta que você sempre dá, a senha do Wi-Fi dos visitantes. Cada coisa vira um artigo, com título, texto e fotos, e depois é só buscar. Ligue em Configurações → Recursos → Base de conhecimento e abra pelo botão Conhecimento, na barra de ferramentas. A página ocupa a tela inteira; o ×, o Esc ou o voltar do celular fecham.

Escrever um artigo

• + Novo artigo abre o editor: o título (é por ele que você acha mais rápido), a categoria (opcional — "Procedimentos", "Clientes", "Equipamentos"; as que você já usou aparecem para tocar) e o texto, com o mesmo editor das anotações: negrito, títulos, listas, citação e links.
• Fotos — até 12 por artigo. Toque em + Foto, cole um print com Ctrl+V (em qualquer lugar do editor, inclusive no meio do texto) ou arraste a imagem para a página. Fotos grandes são reduzidas antes de enviar, sem perder a leitura de um print de tela.
• Salvar artigo (ou Ctrl+Enter) grava. Enquanto você escreve, o texto fica guardado neste aparelho como rascunho: fechar a página ou sair da edição não perde nada, e ao editar de novo ele volta, com um aviso. As fotos novas só ficam guardadas ao salvar. Descartar volta ao que está salvo.

Achar

A busca no alto da página procura no título, no texto e na categoria, sem ligar para acento nem maiúscula — "cabecote" acha "cabeçote" — e todas as palavras têm que aparecer. Cada artigo mostra o trecho onde elas estão, realçado. As categorias viram botões para filtrar. E a lupa do topo (tecla / ou Ctrl+K) acha os artigos também, num grupo próprio, depois das tarefas: tocar abre o artigo.

O artigo

Tocar numa foto mostra maior, com Copiar link (o endereço do artigo) e Copiar imagem (a própria imagem, para colar em outro lugar). Editar muda o texto, a categoria e as fotos (o × de uma foto tira ela ao salvar). Copiar link copia o endereço do artigo — ele abre para você e para quem pode ler a sua base. Excluir pede um segundo clique e apaga de vez.

Deixar outras pessoas lerem

O botão ao lado da busca diz quem lê a sua base (Só você, no começo). Toque nele e digite o @ de quem pode ler: essas pessoas veem todos os seus artigos, com as fotos, e acham tudo na busca e na lupa delas — o botão Conhecimento aparece sozinho para elas, sem precisar ligar nada. Escrever, mudar e apagar continua só com você. Quem recebe bases de outras pessoas ganha, no alto, os botões para filtrar por dono (Minha base, @fulano).

Assistente de IA

O Assistente vê o seu painel para poder ajudar — as suas tarefas (inclusive as que você arquivou), os cards, os cronogramas, os quadros, a base de conhecimento, os links e as datas — e conversa com você sobre tudo isso, podendo criar, editar, concluir e organizar tarefas quando você pede. Para a sua segurança, ele nunca vê o seu cofre de senhas nem as suas chaves de IA. Ele fica numa barra no pé da tela, como nas IAs que você já usa: escreva o pedido e aperte Enter (ou a seta). Ao enviar, a conversa sobe num painel por cima da tela; a setinha ▾ ou o Esc recolhe, e o ícone da barra traz de volta, com a conversa como estava (ele mostra quantas perguntas há nela). nova conversa começa do zero.

Falar em vez de escrever

Toque no microfone da barra e fale — por exemplo, "crie uma tarefa ligar para o contador amanhã". O texto aparece no campo enquanto você fala, uma vez só, e vai se completando; se o navegador corrigir uma palavra, fica a correção. Pode fazer pausas: o que você diz depois continua a frase. Toque no microfone de novo para parar, confira e envie. Nada é enviado sozinho. O ditado é do próprio navegador (no Chrome, no Edge e no Safari; no Firefox o microfone não aparece) e precisa de internet. Na primeira vez, o navegador pede para usar o microfone: se você negar, a barra explica como liberar no cadeado ao lado do endereço.

O que pedir

• "O que está atrasado?"
• "Resume a minha semana."
• "Cria uma reunião com o Victor sexta às 14h."
• "Marca como concluídas as tarefas de Financeiro que já passaram."

Quando o pedido muda alguma coisa, o Assistente propõe e mostra cada ação num cartão: Criar para uma tarefa nova, Aplicar para uma mudança, × para ignorar aquela. Com mais de uma, aparecem também Aplicar todas e Ignorar todas. Nada muda até você tocar. Feito, a conversa confirma o que mudou; numa tarefa criada, abrir leva direto a ela, para conferir.

Peça para achar — ele abre

Além de criar e mudar, o Assistente acha e abre as suas coisas. Pergunte "onde está a tarefa do orçamento?", "tem artigo sobre isso na Base de conhecimento?" ou "um site que comprime imagem?": ele responde direto e mostra o que achou com um botão abrir — a tarefa e o artigo abrem no painel, e o link abre em nova aba. Para ele indicar os seus links, dê a cada um uma descrição do que você faz ali: em Links, toque num link para editar e escreva a descrição (ex.: "comprime imagens sem perder qualidade"). Assim, quando você pedir "preciso comprimir uma imagem", ele indica aquele link. Quando terminar, o × no canto dos resultados os dispensa — sem precisar iniciar uma nova conversa.

Duas formas de usar

• Pelo UM Planner — faz parte da assinatura. Você não configura nada; o consumo do mês aparece em Configurações → Assistente de IA. Se aparecer que ainda não foi liberado, peça acesso ali mesmo.
• Com a sua chave — use a sua conta de IA (Claude, OpenAI ou Gemini). É opcional, não conta no limite do mês, e quem cobra é a empresa de IA, direto de você. Veja Chave de IA própria.

A engrenagem no alto do painel da conversa leva direto para essa configuração.

A memória do Assistente

O Assistente lembra de você entre uma conversa e outra, para você não ter que se explicar de novo a cada pergunta. A memória tem duas partes, em Configurações → Assistente de IA:

• Sobre você — escrito por você: o que faz, seus clientes, como gosta das respostas. Salva sozinho enquanto você digita, e o Assistente nunca muda o que está aí.
• O que o Assistente aprendeu — guardado por ele, conversando. Sempre que ele guardar algo, aparece na conversa um aviso com o que foi guardado e um desfazer. Depois, cada item da lista tem um × para você apagar o que estiver errado ou o que não quer que ele saiba.

Ele guarda o que vale para as próximas conversas — o que você faz, clientes que voltam sempre, como quer as respostas — e no máximo dois por resposta. O que é só de hoje ele não guarda. Você também pode pedir: "lembra que eu atendo só de manhã".

• Tamanho: você tem gratuitamente 2.000 caracteres, somando as duas partes. A barra mostra quanto já foi usado. Quando encher, o Assistente para de guardar e avisa — nada é apagado sozinho; quem decide o que sai é você. A memória ampliada, de 50.000 caracteres, vem com os planos pagos.
• Se você já tinha escrito mais do que isso, nada foi apagado: o que está lá continua valendo, só não cresce mais.
• Vale para os dois jeitos de usar o Assistente, e não vai nos resumos do Retorno por WhatsApp — o que ele sabe sobre você nunca acaba numa mensagem para o cliente.

Objetivo plano pago · com IA

Em Configurações → Objetivo você guarda a sua meta principal e pede à IA um acompanhamento: ela olha o que você está fazendo e diz se isso está levando até ela.

• Escreva o objetivo: uma frase basta — por exemplo, "dobrar as vendas no próximo trimestre mantendo a equipe enxuta". Salva sozinho enquanto você digita.
• Toque em Acompanhar objetivo quando quiser. A IA lê as suas tarefas (abertas e concluídas), cards, cronogramas e datas e responde três coisas: um resumo do que você está tocando, o alinhamento com o objetivo (o que está no caminho e o que parece disperso) e uma sugestão de próximo passo.
• É sob demanda: a IA só é acionada quando você pede. Conta na sua cota de mensagens do mês (ou na sua própria chave, se usar a sua). Ela nunca vê o seu cofre de senhas nem as suas chaves.

Chave de IA própria

Uma chave de API é uma senha que a empresa de IA dá para você usar a IA dela fora do site dela. Com ela, o Assistente conversa direto com a sua conta.

1. Crie a chave no site da empresa — o link onde conseguir a sua chave leva direto à página certa de cada uma.
2. Em Configurações → Assistente de IA, clique em Com a minha chave. O formulário abre logo abaixo: escolha a empresa (Claude, OpenAI ou Gemini) e cole a chave.
3. Clique em Salvar e usar no Assistente. O painel confere a chave com a empresa na hora e, se o modelo escolhido não existir na sua conta, fica com um que funciona e avisa qual.

Qual modelo escolher

A lista de Modelo mostra os modelos que a sua conta tem, com o recomendado marcado — uma conta pode ter dezenas. Embaixo da lista, o painel explica o que a sua escolha significa para esta atividade, e o texto muda conforme você troca de modelo.

O critério, em resumo: o Assistente manda a sua lista de tarefas junto de cada pergunta e espera a resposta num formato fixo. Isso pede um modelo que siga instrução à risca e seja barato na entrada — não o mais poderoso. Os da linha rápida (nomes com mini, flash ou haiku) dão conta e custam uma fração; os modelos de raciocínio (nomes com o1, o3 ou thinking) são mais lentos, mais caros e alguns ignoram o formato que o painel espera.

Se a empresa aposentar um modelo, o Assistente troca sozinho por outro da sua conta.

Você cola uma vez, e ela funciona em qualquer aparelho

A chave fica guardada cifrada no servidor do UM Planner, e é o servidor quem conversa com a empresa de IA. Você cola uma vez, num aparelho só. Em todos os outros — outro computador, o celular — ela já funciona quando você entra na sua conta, sem colar de novo. A chave nunca volta para o navegador.

• Depois de salvar, o aviso confirma: Salvo na sua conta — funciona em qualquer aparelho.
• Já tem a chave e está usando o UM Planner? Embaixo das duas opções aparece ver ou trocar a sua chave, para trocar a chave, mudar o modelo ou remover.
• Trocar a senha da sua conta em Configurações → Segurança não mexe na chave de IA — ela é independente da senha.
• Removeu a chave? Ela sai da sua conta, e o Assistente para de usá-la em todos os aparelhos.
• Isso protege contra quem veja o servidor, o banco de dados ou um backup: a chave está cifrada, com uma chave que fica fora do banco. Não é a mesma garantia do Cofre, cuja senha mestra nunca sai do seu navegador.

Quando o Assistente não consegue usar a chave

O próprio Assistente diz o motivo e oferece o conserto na conversa:

• A empresa de IA recusou a chave — ela foi apagada, trocada ou copiada pela metade na conta da empresa. O botão Atualizar a chave aparece junto do erro.
• O modelo salvo foi aposentado — o Assistente pergunta à sua conta quais modelos existem e troca sozinho por outro. Se não conseguir, avisa para você escolher outro em Configurações → Assistente de IA.

Integrações: tarefas vindas de outros sistemas

Outro sistema pode criar tarefas direto no seu painel. O primeiro é o CRM de 1-a-1: quando um contato vira 1-a-1 marcado, a reunião chega aqui como tarefa do tipo Reunião, com data e horário, marcada como online ou presencial, com o endereço ou o link, e os contatos da pessoa nas anotações. O nome e o WhatsApp dela já chegam no Retorno por WhatsApp, com o botão Abrir para abrir a conversa.

1. Em Configurações → IA e automações → Integrações, clique em + Gerar chave, dê um nome (ex.: CRM BNI) e confirme com a sua senha.
2. Copie a chave que aparece. Ela aparece uma vez só: se perder, revogue e gere outra.
3. Cole a chave no outro sistema. No CRM de 1-a-1, fica no menu da conta, em Minha agenda (UM Planner).

Como as tarefas se comportam

• Não duplica: se a reunião mudar de data, horário ou local no outro sistema, a mesma tarefa é atualizada aqui.
• O que você acrescentar fica: checklist e anexos não são tocados. As anotações só são trocadas se você não tiver mexido nelas. O mesmo vale para o nome e o WhatsApp do cliente. O link do Meet criado pelo Google Agenda e o endereço que você digitou também ficam, mesmo que o outro sistema mande esses campos vazios.
• Reuniões que já estavam aqui ganham o nome e o WhatsApp do cliente na próxima vez que o contato for salvo no CRM. Uma tarefa que você apagou não volta por isso.
• Reunião remarcada numa tarefa já concluída volta a ficar aberta; numa tarefa arquivada, sai do arquivo e volta para a lista. Uma tarefa que você apagou volta se a reunião for remarcada. Se a reunião for reenviada sem mudar a data nem o horário, a tarefa arquivada continua no arquivo.
• A tarefa entra na sua área padrão. Mude a área à vontade: a integração não mexe nela.

Cofre de senhas

O Cofre guarda senhas de serviços e sites, protegidas por uma senha mestra que só você sabe. Ele é cifrado no seu navegador: o que chega ao servidor é um bloco embaralhado que ninguém consegue abrir — nem o suporte, nem o administrador.

• A senha mestra precisa ter pelo menos 10 caracteres.
• Ao criar o cofre, você recebe um código de recuperação. Ele aparece uma única vez: anote e guarde fora do computador.
• O cofre tranca sozinho depois de 5 minutos sem uso. Enquanto ele estiver aberto, o cadeado na barra fica verde — inclusive com a janela do cofre fechada. Para trancar na hora, use o cadeado no topo da janela.
• Dá para trocar a senha mestra; o código de recuperação continua valendo.

No dia a dia

• Usuário e Senha copiam sem mostrar nada na tela. O botão avisa "Copiado".
• Notas seguras (opcional): além de usuário e senha, cada registro guarda notas — códigos de backup ou de verificação em duas etapas, um PIN, um recado privado. Ficam cifradas como a senha, aparecem só no olho e copiam pelo botão Notas. Dá para criar um registro só com notas, sem senha.
• O olho mostra a senha e as notas, para quando você precisa digitar em outro aparelho. Somem sozinhas em 20 segundos.
• A partir de seis registros aparece uma busca, por serviço ou usuário. A lista fica em ordem alfabética.
• A engrenagem edita; o × remove, com confirmação.

O Cofre depende de liberação do administrador. Se ele aparecer bloqueado em Recursos, clique em Pedir acesso ao administrador.

Avisos

O sino junta o que merece a sua atenção:

• o cronômetro de uma tarefa que chegou ao fim;
• algo que alguém acabou de compartilhar com você;
• o que foi marcado ou comentado por quem recebeu um link seu;
• quem citou você com o @ num comentário;
• um card concluído num quadro seu;
• um recurso liberado para você — e, para o administrador, os pedidos de acesso.

Os avisos são clicáveis: levam direto à tarefa, ao card ou à tela certa.

Modo privacidade

O ícone do olho esconde de uma vez tudo o que está marcado como discreto — tarefas e áreas inteiras. Útil quando alguém está olhando a sua tela. Clique de novo para mostrar. Ligue o recurso Categorias e itens privados em Recursos para poder marcar coisas como discretas.

Configurações

A engrenagem abre as Configurações numa página própria. O botão voltar do navegador fecha a página.

A tela inicial

Ela abre numa tela inicial em cartões. No alto, você: foto, nome, @, e-mail e se está tudo guardado no servidor (um clique abre o seu Perfil). Embaixo, um cartão para cada seção, com o ícone, uma linha do que ela faz e, quando há, em que pé está — @seu-nome, Escuro · letra padrão, 3 de 9 ligados, 7 áreas ativas, conectado no Google Agenda, ligado ou desligado no Agendamento. Um clique no cartão abre a seção.

No computador, o menu com ícones fica sempre à esquerda, com Início no topo para voltar aos cartões. Ele não tem barra de rolagem própria: numa tela mais baixa, desce junto com a página até o fim dele aparecer. No celular, os cartões fazem o papel do menu: a seção abre no lugar deles, e ← Configurações volta.

Buscar

No topo, o campo Buscar acha a seção pelo que você procura, mesmo sem acento: senha leva a Segurança, sabado a Datas, tema escuro a Aparência, google meet ao Google Agenda. Cada resultado diz onde achou. Enter abre o primeiro; Esc apaga a busca e devolve a tela de antes, como estava — até o que você já tinha digitado numa seção continua lá. Com as Configurações abertas, a tecla / (ou Ctrl+K) põe o cursor na busca.

Os grupos

As seções estão agrupadas por assunto — cinco grupos para quem administra, quatro para os demais:

Você

• Perfil — o seu cartão (foto, @, nome, cargo, empresa, apresentação, contatos e links), o fuso horário e a conta: trocar o e-mail, baixar os seus dados, sair de todos os aparelhos e excluir a conta. Veja Seu perfil e a sua conta.
• Segurança — trocar a senha da conta. Veja Segurança.
• Conta e sincronização — com qual conta você está, se está tudo guardado no servidor, e os botões Sincronizar agora e Sair. Veja "Sincronização", logo abaixo.

Seu painel

• Aparência — tema Escuro, Claro ou Moderno, a tela inicial (Nova ou Clássica), a tela da tarefa, o tamanho da letra e quais blocos aparecem na tela inicial. O tema e as telas ficam na sua conta e valem em todos os seus aparelhos; o tamanho da letra é de cada aparelho.
• Recursos — ligar e desligar recursos.
• Áreas e Arquivadas — veja as seções de cada um nesta ajuda. Arquivadas já abre mostrando a lista.
• Espaço e dados — quanto espaço as imagens ocupam, e apagar todos os dados.

Agenda e datas

• Datas — feriados, sábados trabalhados, folgas e escalas, cada tipo com a sua cor. Veja Semana, radar e datas importantes.
• Google Agenda (só a sua conta) — conectar a sua agenda do Google, para as reuniões virarem eventos com Google Meet. Veja Reuniões.
• Agendamento por link (link público) — o seu link para as pessoas marcarem um horário com você. Veja Agendamento por link.

IA e automações

• Assistente de IA — escolher entre o Assistente do UM Planner e a sua chave (o formulário da chave abre ali mesmo, ao escolher Com a minha chave), ver o consumo do mês e a memória.
• Integrações (só a sua conta) — as chaves para outros sistemas criarem tarefas no seu painel. Veja Integrações.
• Conexões n8n (todos os clientes) — só para quem administra e para quem ele liberar. Veja Para administradores.

Administração — só para quem administra. Veja Para administradores.

Dentro de cada seção

No topo, o ícone, o nome, uma linha do que a seção faz e, à direita, em que pé ela está. O conteúdo vem em blocos, cada um num cartão com o seu título. As explicações mais longas ficam recolhidas em Como funciona, no fim: a página abre direto no que você veio fazer.

Apagar todos os dados

Em Configurações → Espaço e dados, o botão Apagar todos os dados… abre uma confirmação que mostra exatamente o que vai sumir, com os números (quantas tarefas, quantos cards, quantas áreas…). Você escolhe se apaga na sua conta — some deste e de todos os outros aparelhos — ou só neste navegador, e digita APAGAR TUDO para liberar o botão.

Não apaga a sua conta, nem quadros de TV, cronogramas e links públicos. E lembre: o cofre de senhas não tem recuperação — apagado, o conteúdo é irrecuperável mesmo com a senha mestra.

Onde ficam os seus dados

No servidor do UM Planner. O navegador guarda uma cópia para o painel continuar funcionando se a internet oscilar — o que você fizer nesse meio-tempo sobe assim que a conexão volta. Trocou de computador ou limpou o navegador? É só entrar de novo.

Sincronização

Embaixo da data, no topo, aparece a situação: sincronizado, N pendente(s) (alterações feitas aqui que ainda vão subir) ou erro ao sincronizar. Toque nela para abrir Configurações → Conta e sincronização, que mostra:

• numa linha, como está: tudo guardado no servidor (e quando foi conferido), quantas alterações estão esperando para subir, ou o erro, em português;
• as alterações que o servidor recusou, uma por uma, com o motivo;
• para cada recusada, o botão Descartar — use só quando ela nunca vai subir (uma foto grande demais, por exemplo); aí vale a versão do servidor.

Não há nada para ligar: o que você faz sobe sozinho, em segundos. O botão Sincronizar agora faz as duas coisas na hora — manda o que estiver esperando e traz o que mudou noutro aparelho —, sem trocar pela versão do servidor nada que ainda não subiu. Ao lado, Sair.

O painel tenta de novo sozinho a cada minuto, quando a internet volta e quando você volta para a aba. O que ainda não subiu não é apagado ao recarregar a página — ele sobe assim que der.

Aba aberta há dias

No celular, a aba do painel costuma ficar aberta por dias. Ao voltar para ela, o painel atualiza a data, sobe o que estava pendente e traz o que mudou noutro aparelho. Quando sai uma versão nova, aparece embaixo o aviso Há uma versão nova do UM Planner com o botão Atualizar agora.

Enquanto você usa o painel, a entrada na conta se renova sozinha. Se ela deixar de valer (a senha foi trocada noutro aparelho, por exemplo), o painel mostra a tela de entrar. O que estava na tela e o que ainda não tinha subido continuam guardados, e sobem assim que você entrar.

Seu perfil e a sua conta

Em Configurações → Perfil, de cima para baixo:

• Como os outros veem você — o seu cartão, do jeito que a equipe vê: foto, nome, @, cargo e empresa, a apresentação, os links, desde quando você está no UM Planner e a hora no seu fuso. Ele é também onde se edita: clique na foto (o selo da câmera) para trocar — grava na hora; embaixo dela, Tirar remove. O nome e o @ se escrevem no próprio cartão, no lugar em que aparecem. O resto do cartão acompanha, enquanto você escreve, os campos logo abaixo.
• Trabalho — cargo, empresa e sobre você, uma apresentação curta de até 300 caracteres. O cargo e a empresa aparecem embaixo do seu nome quando alguém escolhe você pelo @ e no Compartilhar.
• Contatos — o seu WhatsApp (só você vê: é para onde vão os retornos de reunião marcados "para mim"), o telefone comercial, o site, o LinkedIn e o Instagram. Pode escrever o site sem o https:// ("expanssiva.com.br") e o Instagram com ou sem o @.
• Fuso horário — onde você está. Vale para os horários do Agendamento por link e para as reuniões que vão para o Google Agenda; o resto do painel segue o relógio do aparelho. Em "Automático", vale o do aparelho. Trocou o fuso? O Agendamento por link passa a contar por ele sozinho.

O botão Salvar o perfil acompanha a página enquanto você edita e diz Tudo salvo quando não há nada por salvar. Se algum campo não servir (um site que não é endereço, um telefone sem DDD), a mensagem explica e o cursor vai para ele.

A conta

• Trocar o e-mail — o e-mail novo e a sua senha. Não vai e-mail de confirmação, então confira o endereço: é com ele que você passa a entrar, em todos os aparelhos. A senha fica em Segurança.
• Baixar meus dados — um arquivo (JSON) com tudo o que é seu: tarefas e cards com anotações e checklists, áreas, datas, quadros, cronogramas, links e os dados do perfil. O cofre de senhas vai cifrado, como está guardado.
• Sair de todos os aparelhos — com a sua senha. Os outros computadores e celulares saem da conta na hora e pedem a senha na próxima vez; este continua conectado. Útil se você esqueceu a conta aberta num computador ou perdeu o celular.

Entrou pelo Google e a conta está sem senha? A linha da senha diz nenhuma (você entra pelo Google), e trocar o e-mail, sair de todos os aparelhos e excluir a conta mostram Crie uma em Segurança no lugar do botão — eles pedem a senha.

Excluir a conta

No fim da página, Excluir minha conta… abre uma explicação do que acontece, com o que é seu (quantas tarefas, quadros, cronogramas e links) e para quem cada coisa some ("@bia — 2 tarefas, 1 quadro"). Para confirmar, a senha e a palavra EXCLUIR; o botão só aparece com as duas.

• Na hora: a conta sai do ar. Você sai de todos os aparelhos, e ninguém mais vê você — nem pelo @, nem nas tarefas, quadros, cronogramas e links que você compartilhou. A sua agenda pública para de abrir, e os sistemas integrados param de mandar tarefas.
• Por 30 dias: dá para desistir. Entre de novo com o seu e-mail e a senha: a tela pergunta, e Desistir e voltar ao UM Planner traz tudo de volta como estava — nada foi apagado nesse tempo.
• Depois dos 30 dias: a conta e tudo o que é seu são apagados de vez, sozinhos, sem volta.

Segurança: trocar a senha da conta

Em Configurações → Segurança, digite a senha atual e a nova duas vezes (mínimo de 8 caracteres) e clique em Trocar a senha.

• Este computador continua conectado. Os outros computadores e celulares saem da conta e pedem a senha nova na próxima vez que o painel for usado.
• A sua chave de IA própria não é tocada. Ela fica cifrada no servidor, independente da senha da conta: trocar a senha não pede para colar a chave de novo.
• A senha do Cofre é outra e não muda com esta.

Não lembra a senha atual e não consegue entrar? Use o Esqueci a senha na tela de entrar: o link chega no seu e-mail e você cria uma nova sem a antiga.

Criar a primeira senha (quem entra pelo Google)

Se a sua conta está sem senha — criada pelo Entrar com o Google, ou com a senha antiga anulada na primeira entrada pelo Google —, Segurança mostra Criar uma senha: a senha nova duas vezes, sem pedir a atual. Criada, você passa a entrar também com o e-mail e esta senha, e daí em diante a troca é a de sempre, com a senha atual.

Para administradores admin

Quem administra o painel vê o grupo Administração no menu das Configurações, e também Conexões n8n, que fica em IA e automações.

Permissões

Uma linha por pessoa, com a foto, o nome, o @ e o e-mail, e à direita o que ela já tem liberado (ou "pediu …", em dourado, se estiver esperando você — essas vêm primeiro). O campo de cima busca por nome, @ ou e-mail, sem ligar para acento nem maiúscula. Clique na linha para abrir a janela da pessoa, com uma chave para cada recurso que depende de liberação: Cofre, Assistente (pelo UM Planner), Retorno (por WhatsApp — as outras contas nem veem a seção; ligar aqui é a exceção, para quem você quiser), Cronogramas (até 6, em vez de um só; esse não se pede — quem é gratuito vê o aviso das funções pagas), Super checklist (acrescentar super checklist nas próprias tarefas; também não se pede, e quem for liberado recebe o aviso no sino) e Conexões n8n (ver, testar e configurar os fluxos que atendem todos os clientes — veja abaixo antes de liberar). Embaixo de cada chave aparece o estado — liberado, bloqueado ou pediu acesso. Quem pediu acesso aparece primeiro, e o pedido também chega no sino. No Assistente, defina as mensagens por mês de cada pessoa (em branco, vale o padrão) e veja quanto ela já usou.

Conexões n8n

Em Configurações → IA e automações → Conexões n8n, os fluxos do n8n que atendem cada função: a Conversa do Assistente e o Retorno por WhatsApp. Para cada conexão: o endereço de produção do fluxo, um segredo (o botão gerar cria um) que vai no nó Webhook do n8n como Header Auth, e a função que ela atende. Salvar pede a sua senha. O botão Testar manda um pedido de verdade e explica a resposta — no teste do Retorno, nenhum WhatsApp é enviado. O que o servidor manda para cada função está descrito na própria tela.

Endereço de teste × de produção. O n8n mostra dois endereços no nó Webhook. O de teste (/webhook-test/) só responde a uma chamada, logo depois de clicar em Execute workflow no editor — serve para montar o fluxo, não para os envios de verdade. Cadastre o de produção (/webhook/) e ative o fluxo no n8n (a chave no canto de cima, à direita do editor). Com o endereço de teste, a conexão avisa em vermelho.

No fim da página fica o histórico: quem criou, mudou ou excluiu cada conexão, o que mudou (endereço, segredo, função…) e quando. Cada conexão mostra também quem mexeu nela por último.

Liberar para outra pessoa. Em Configurações → Administração → Permissões, a chave Conexões n8n dá a uma pessoa a mesma seção, no mesmo lugar em que você a encontra. Ela pode ver, testar, criar, editar e excluir, confirmando com a senha dela. Duas coisas continuam só com você: cadastrar endereço interno ou por número de IP (ela só usa https:// com o nome do servidor) e a Documentação técnica. O que ela mudar aparece no histórico com o @ dela, marcado com um fio dourado, e chega como aviso no seu sino.

Google Agenda (ligar a integração)

Para as pessoas conectarem a agenda, o UM Planner precisa de um "app" no Google Cloud — é uma vez só. Em Configurações → Agenda e datas → Google Agenda, a parte App do Google (só você vê) pede o Client ID e o Client Secret e mostra o endereço de volta, com o botão copiar. O passo a passo está em Como criar o app no Google Cloud, na própria tela: criar o projeto, ativar a Google Calendar API, preencher a tela de consentimento, criar o cliente do tipo Aplicativo da Web com o endereço de volta e colar as duas chaves aqui. Salvar pede a sua senha; o Secret não aparece de novo na tela.

Se a primeira linha da seção disser, em vermelho, que faltam as tabelas do Google no banco do servidor, o servidor ainda não foi preparado para a integração: quem cuida do servidor precisa rodar a preparação do banco (a mesma de cada versão que mexe nele). Depois disso, é só salvar de novo.

Entrar com Google (o login da tela de entrada)

Com o app do Google salvo, a mesma seção mostra o bloco Entrar com Google — na tela de entrar e de criar conta. Ele usa o mesmo app; falta só uma coisa no Google Cloud:

1. Copie o Endereço de volta do login (https://umplanner.com/app.html) com o botão copiar.
2. No Google Cloud, em APIs e serviços → Credenciais, abra o cliente OAuth do UM Planner e acrescente esse endereço em Authorized redirect URIs — ao lado do da Agenda, que continua lá.
3. De volta ao UM Planner, digite a sua senha e clique em Ligar o login com Google. O botão aparece na hora na tela de entrar e na de criar conta. Para tirar, Desligar o login com Google, também com a senha: quem entrou pelo Google e já criou a senha continua entrando com ela.

Logotipo

Troque o logotipo sem mexer em arquivo nenhum, em Configurações → Administração → Logotipo. São três lugares, cada um com a própria imagem, o texto alternativo (o alt, que o leitor de tela fala e que aparece se a imagem não carregar) e o título (o title, que aparece quando o mouse para em cima):

• Site público — o topo e o rodapé da página inicial, da Ajuda e das Atualizações. É o que o visitante vê antes de ter conta.
• Painel dos clientes — o cabeçalho do painel e a tela de entrar, para todas as contas. Aceita uma imagem para o tema escuro e outra para o claro; com uma só, ela vale para os dois.
• Painel do admin — só você vê, quando está logado. O que ficar vazio aqui usa o dos clientes.

Use PNG, SVG ou WebP com fundo transparente, até 2 MB; formato deitado funciona melhor, porque o logotipo aparece com uns 34 pixels de altura. A imagem escolhida aparece na prévia e só vale depois de Salvar. Quem estiver com a página aberta vê o novo ao recarregar. Voltar ao padrão apaga a troca daquele lugar e volta ao logotipo original do UM Planner.

Saúde do servidor

Um painel com o estado do servidor, atualizado a cada 30 segundos: se ele está respondendo, a versão publicada, espaço em disco, memória, carga, tamanho do banco, erros das últimas 24 horas, se o relógio dos retornos está rodando, as conexões, e se o limite de acessos, os backups automáticos e o e-mail estão ligados. Cada item diz o que fazer quando não está bem. Também abre pelo link saúde do servidor no rodapé do painel.

• Robôs procurando falhas aparecem à parte: são programas automáticos tentando endereços que não existem aqui, o que acontece com todo site na internet. Eles não entram na conta de erros.
• Envios recusados da sincronização vêm numa lista própria, cada um com o motivo, o aparelho e se havia sessão. "Sem sessão" quer dizer um aparelho com a entrada na conta vencida — basta abrir o painel nele e entrar de novo.
• O relógio dos retornos, quando não roda, diz por quê: se o servidor acabou de ligar, se o relógio não foi registrado ou se o agendador do servidor está parado.

Documentação técnica

Para quem vai integrar outro sistema ou montar fluxos: a API, o formato dos dados, as rotas do servidor, o que o servidor manda para cada fluxo do n8n e a operação do servidor. Fica em Configurações → Administração → Documentação técnica e só o administrador consegue abrir — ela não é pública.

Perguntas frequentes

Esqueci a senha da conta. E agora?

Fale com o administrador do painel. A sua chave de IA própria não depende da senha: depois de entrar com a senha nova, ela continua funcionando, sem colar de novo. (A senha mestra do Cofre é outra coisa — essa não tem recuperação; veja Cofre de senhas.)

Quero trocar a minha senha.

Em Configurações → Segurança. A chave de IA própria não é afetada — veja Segurança.

Colei a chave de IA num computador e no outro ela não está.

A partir da v.187 isso não acontece mais: a chave fica no servidor e funciona em qualquer aparelho onde você entrar na sua conta. Se um aparelho ainda pedir a chave, é só entrar de novo na conta nele; se persistir, cole a chave uma vez em Configurações → Assistente de IA → Com a minha chave.

Um recurso sumiu da barra.

Confira em Configurações → Recursos se ele está ligado. Cofre e Assistente pelo UM Planner também dependem de liberação do administrador.

O Assistente diz que não foi liberado.

O Assistente pelo UM Planner faz parte da assinatura: peça acesso em Configurações → Assistente de IA. Enquanto isso, você pode usar a sua própria chave de IA.

O retorno "não foi enviado".

O motivo aparece embaixo da mensagem, em português e já na primeira tentativa que falha (o servidor tenta até 3 vezes). Os mais comuns: WhatsApp sem DDD, o seu WhatsApp não cadastrado no Perfil, o envio por WhatsApp não liberado para a sua conta, ou — para quem administra — a conexão com o endereço de teste do n8n ou o fluxo desativado lá (veja Conexões n8n). Corrija e clique em Agendar de novo ou Enviar agora.

Funciona no celular?

Sim, no navegador do celular. As telas se reorganizam para a largura, e os campos não dão zoom ao tocar.

Uma pessoa não aparece quando eu digito o @.

Ela precisa ter conta no UM Planner. Se não tiver, gere um link para quem não tem login.

Aparece "erro ao sincronizar".

Toque no aviso: a tela de sincronização mostra o que não subiu e o motivo, em português. Os mais comuns:

• sem conexão com o servidor — falta de internet ou o celular cortou o envio ao sair da aba. Espere: ele tenta de novo sozinho, a cada minuto.
• grande demais para o servidor — a tarefa passou de 2 MB, quase sempre por fotos. Abra a tarefa e tire algumas imagens.
• a Cloudflare barrou o pedido — a proteção contra robôs confundiu o seu aparelho com um robô. Avise o administrador.

Se um item for recusado sempre, você pode descartá-lo ali. O que está pendente não se perde ao recarregar a página. Quem administra vê os mesmos erros, com o aparelho e a pessoa, em Configurações → Administração → Saúde do servidor.

Apaguei uma tarefa e ela continua aparecendo no outro aparelho.

Isso acontecia até a v.113: a exclusão sumia da tela do aparelho onde você apagou, mas ficava presa na fila e não chegava ao servidor. Abra o painel atualizado (Ctrl+Shift+R no computador) e ela sobe sozinha; no outro aparelho, recarregue a página. Se o selo do topo continuar em vermelho, toque nele para ver o que ainda não subiu.

Fiz algo no celular e não aparece no computador (ou o contrário).

Confira no aparelho onde você fez se o topo diz sincronizado. Se disser pendente ou erro, a alteração ainda não chegou ao servidor — veja a pergunta acima. No outro aparelho, recarregue a página para ele buscar o que é novo.

Atualizou e a tela ficou estranha.

Toque em Atualizar agora no aviso de versão nova, ou recarregue a página sem o cache: Ctrl+Shift+R no computador. O número da versão aparece no rodapé do painel; o que mudou em cada versão está em Atualizações.

Atalhos

Ajuda revisada na v.227 · veja o que mudou em cada versão em Atualizações.